Política de Privacidade e Declaração RGPD

1. Quem somos e em que qualidade

O Tenderloop é operado por Alto Perfis Pultrudidos Lda, registada sob o NIF 503609013, com sede em Zona Industrial da Maia I, Sector I, R. de Raimundo Durães Magalhães lote 20, 4475-189 Maia (Portugal). Para qualquer assunto deste documento, contacte-nos através de hello@tender-loop.com.

Atuamos em duas qualidades distintas, e a distinção determina com quem deve falar:

Como responsável pelo tratamento — quanto aos dados de conta dos nossos clientes: nome da empresa, número de contribuinte, contactos, dados das pessoas que acedem à plataforma e registos de faturação. Somos nós que determinamos as finalidades e os meios desse tratamento, pelo que respondemos diretamente perante si.

Como subcontratante — quanto a tudo o que chega a uma caixa de correio ligada. Se enviou um e-mail a uma empresa a pedir um orçamento e essa empresa usa o Tenderloop, o seu e-mail chegou até nós porque essa empresa ligou a sua caixa de correio ao nosso serviço. É essa empresa que decide o que lhe acontece; nós agimos segundo as suas instruções. É ela o responsável pelo tratamento. Pode ainda assim enviar-nos um pedido para hello@tender-loop.com e nós daremos seguimento e informá-la-emos, mas a via principal é a empresa a quem escreveu.

2. Que dados tratamos

Sobre os nossos clientes (como responsáveis): nome da empresa, NIF, denominação social e morada da empresa, telefone, e-mail de contacto, o CRM ou ERP que nos indicaram, o endereço de e-mail e a palavra-passe cifrada de cada conta de utilizador, o estado da subscrição e do pagamento, e os contadores de utilização.

Sobre quem envia e-mails aos nossos clientes (como subcontratante): o endereço de e-mail do remetente, o seu nome e o da empresa quando indicados no e-mail, o assunto, o texto integral da mensagem, e os produtos e quantidades dele extraídos. Também o orçamento gerado em resposta — linhas, preços e totais — e o PDF produzido.

Quando reporta um problema a partir do portal: o que escreveu e — salvo se o desmarcar — uma captura de ecrã da página em que estava, juntamente com o seu endereço de e-mail, o endereço da página, a identificação do seu navegador e o identificador da sua conta. Uma captura do portal pode conter nomes, pedidos e preços dos seus próprios clientes, razão pela qual lhe é mostrada antes de qualquer envio e pode ser removida. Os relatórios seguem por e-mail para o nosso endereço de apoio; não são guardados no produto.

Quando pede uma demonstração no nosso sítio: o endereço de e-mail que indica, e nada mais sobre si — mais o idioma da página e o código de campanha ou promoção da ligação por onde chegou, se existir. Segue como um único e-mail para a nossa caixa de vendas e não é guardado no produto. Para não enviar o mesmo pedido duas vezes, o endereço fica também na memória do servidor durante um dia; não é escrito na nossa base de dados.

Quando segue uma ligação de campanha ou de promoção, ou cria conta com ela: contamos o código da ligação. Somamos um ao total corrente desse código quando a ligação é aberta, e outro a um segundo total quando um registo é concluído com ele. São totais simples: não estão associados a si, à sua conta nem ao seu dispositivo, e não permitem identificar ninguém. Para contar cada visitante uma vez por dia e para limitar abusos, o nosso servidor usa o seu endereço IP durante cerca de um dia, apenas na sua memória de trabalho; não o escrevemos na nossa base de dados e desaparece quando o dia passa ou o servidor reinicia. Os registos técnicos dos servidores são um assunto à parte, descrito na secção 7.

O que não guardamos: o token de atualização OAuth de uma caixa de correio ligada não está na nossa base de dados — reside no Azure Key Vault, e a base de dados guarda apenas o seu nome. Nunca recebemos nem armazenamos dados de cartões de pagamento; esses seguem diretamente para a Stripe.

Anexos, em alguns planos. Durante o período de avaliação gratuito e nos planos Pro e Enterprise, o sistema lê também o texto dos anexos em PDF, Word (.docx) e Excel (.xlsx), porque por vezes o pedido de preço existe apenas num documento anexado. Os outros tipos de ficheiro, incluindo imagens e documentos digitalizados, não são lidos; os nomes dos ficheiros que não foi possível ler ficam registados com o pedido. O texto extraído é conservado com o pedido, tal como o corpo do e-mail, e é eliminado com ele (secção 7); os ficheiros em si não são guardados. No plano Starter os anexos não são lidos e apenas o corpo do e-mail é tratado.

3. Porque tratamos estes dados e com que fundamento

Para prestar o serviço (art. 6.º, n.º 1, al. b), execução do contrato) — criar a conta, ligar a caixa de correio, ler os pedidos recebidos, compará-los com a lista de preços do cliente e gerar e enviar orçamentos.

Para faturar (art. 6.º, n.º 1, als. b) e c)) — gestão da subscrição, faturação e conservação legal de documentos contabilísticos.

Para manter o serviço seguro e operacional (art. 6.º, n.º 1, al. f), interesse legítimo) — autenticação, prevenção de abusos, diagnóstico de erros (incluindo os relatórios de problemas que nos envie a partir do portal e os registos técnicos dos servidores descritos na secção 7) e contagem de utilização face aos limites do plano. Ponderámos este interesse face aos direitos dos titulares e limitámo-lo ao indispensável ao funcionamento do serviço.

Para responder a um pedido de demonstração (art. 6.º, n.º 1, al. f), interesse legítimo) — usamos o endereço de e-mail que indicou no nosso sítio apenas para o contactar sobre a demonstração que pediu. Ponderámos este interesse face aos seus direitos: o contacto partiu de si, não pedimos mais nada e não o acrescentamos a nenhuma lista.

Para contar visitas e registos de campanha de forma agregada e prevenir abusos (art. 6.º, n.º 1, al. f), interesse legítimo) — queremos saber que ligações trazem pessoas ao site e quantas criam conta, e impedir que um visitante ou um programa automático inflacione esses totais ou inunde os formulários. Os totais não identificam ninguém e o seu endereço IP é usado apenas por pouco tempo, em memória. Ponderámos este interesse face aos seus direitos: usamos o mínimo, não guardamos nada sobre si e não colocamos nada no seu navegador.

Quanto aos dados de quem envia pedidos de orçamento, o fundamento legal cabe ao nosso cliente estabelecer, não a nós — é ele o responsável pelo tratamento. Em regra, será o seu interesse legítimo em responder a um contacto comercial iniciado pelo próprio remetente.

4. Inteligência artificial — e o que não é feito com os seus dados

Produzir um orçamento exige que um modelo de linguagem leia o pedido. O assunto e o corpo do e-mail recebido, juntamente com o catálogo de produtos do cliente, são enviados para o Azure OpenAI Service — a implementação alojada da Microsoft, a correr dentro do nosso próprio recurso Azure.

O seu conteúdo não é usado para treinar qualquer modelo. Nos termos do Azure OpenAI Service, os pedidos e as respostas não são disponibilizados a outros clientes, não são disponibilizados à OpenAI e não são usados para treinar, retreinar ou melhorar qualquer modelo da Microsoft ou da OpenAI. Não usamos a API pública da OpenAI nem enviamos estes dados a qualquer outro fornecedor de modelos.

Os preços nunca vêm do modelo. O modelo extrai e associa produtos; o preço de cada linha é recalculado nos nossos servidores a partir da lista de preços validada do cliente, como quantidade × o seu próprio preço unitário. Tudo o que o modelo não conseguir associar com confiança é sinalizado para revisão humana em vez de ser orçamentado automaticamente. A aritmética de um modelo nunca chega a um orçamento.

A inferência decorre na União Europeia, na mesma região que o resto da plataforma.

5. Quem mais trata os dados (subcontratantes)

Recorremos aos seguintes subcontratantes. Continuamos responsáveis pelo tratamento que efetuam e avisaremos antes de acrescentar um novo.

6. Onde os dados são guardados e transferências fora da UE

A base de dados, o armazenamento de ficheiros e os servidores aplicacionais estão na União Europeia. A geração de documentos e a inferência também.

A Stripe, a Google e a Microsoft podem tratar dados fora do EEE no âmbito das suas próprias operações. Essas transferências assentam nas Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia e, quando aplicável, no Quadro de Privacidade de Dados UE–EUA.

7. Durante quanto tempo os conservamos

O texto dos e-mails de pedido recebidos — assunto, corpo, endereço do remetente e o nome e empresa do remetente — é eliminado 24 meses após a criação do orçamento. O processo é automático: uma tarefa agendada anula esses campos e regista a data em que o fez.

O que sobrevive a essa eliminação é o registo comercial: o número do orçamento, as suas linhas, os totais e o estado. São registos de negócio do nosso cliente e a nossa prova de faturação. O registo do orçamento é também o que impede que o mesmo e-mail seja orçamentado e respondido uma segunda vez, razão pela qual é anonimizado em vez de eliminado por completo.

Os dados de conta são conservados enquanto a conta estiver aberta. Quando uma conta é encerrada, os seus dados — registos de base de dados e ficheiros armazenados — são eliminados. Os documentos contabilísticos são conservados pelo período exigido pela lei fiscal.

Os relatórios de problemas enviados a partir do portal não são guardados no produto. Existem apenas como um e-mail na nossa caixa de apoio e são eliminados quando deixam de ser necessários para tratar do problema relatado.

As cópias de segurança são conservadas durante 7 dias e depois expiram.

Os registos dos servidores. O nosso fornecedor de alojamento conserva registos técnicos do modo como os nossos servidores são utilizados e dos erros. Podem incluir endereços IP. Usamo-los para segurança e para resolução de problemas, e são eliminados automaticamente ao fim de 30 dias.

8. Os seus direitos

Ao abrigo do RGPD pode solicitar o acesso aos seus dados, a sua retificação, o seu apagamento, a limitação do tratamento e uma cópia portátil dos mesmos, e pode opor-se a tratamentos fundados em interesse legítimo.

Se tiver uma conta Tenderloop, dois destes direitos estão integrados no produto e não precisa de nos pedir: o portal produz uma exportação completa e legível por máquina de tudo o que guardamos sobre a sua empresa, e encerra a conta eliminando os seus dados, ficheiros incluídos.

Se enviou um e-mail a uma empresa que usa o Tenderloop, contacte essa empresa — é ela o responsável pelo tratamento e pode apagar o que escreveu a partir da sua própria conta. Pode também escrever-nos para hello@tender-loop.com; daremos seguimento e informaremos essa empresa.

Respondemos aos pedidos no prazo de um mês. Não há qualquer custo.

Tem o direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo — no nosso caso, Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Portugal — ou à autoridade do local onde reside ou trabalha.

9. Como os dados são protegidos

Os dados de cada cliente estão isolados ao nível da base de dados por segurança ao nível da linha (RLS) do PostgreSQL, imposta por um perfil de base de dados que não a pode contornar — e não apenas por código aplicacional que se lembre de filtrar.

As credenciais das caixas de correio residem no Azure Key Vault, nunca na base de dados aplicacional nem no código-fonte. As palavras-passe são guardadas apenas cifradas. Todo o tráfego é em TLS e o armazenamento é cifrado em repouso.

O acesso a dados de produção está limitado às pessoas que dele necessitam para operar o serviço.

10. Cookies e rastreio

Não existem. O site não define cookies de publicidade nem de análise, não integra rastreadores de terceiros e não carrega tipos de letra ou scripts externos.

As ligações de campanha e de promoção levam o código apenas no endereço da página, da ligação até ao formulário de registo ou de demonstração. Não o guardamos no seu navegador — sem cookies e sem armazenamento local. A única coisa que contamos é quantas vezes cada código foi usado, sem identificar ninguém (ver secção 2).

O site e o portal guardam até duas coisas no armazenamento local do seu navegador: o idioma escolhido (guardado sempre que abre uma página num idioma ou o altera, para que o site abra no seu idioma da vez seguinte) e, apenas se iniciar sessão no portal, o token de sessão, para se manter autenticado. Ambos são estritamente necessários para prestar um serviço que solicitou. Nenhum é partilhado com terceiros; o token de sessão é enviado apenas para a nossa própria API, para o manter autenticado. É por isso que não lhe é apresentado um aviso de cookies — não temos nada para o qual pedir consentimento.

11. Acordo de tratamento de dados

Os clientes empresariais que necessitem de um Acordo de Tratamento de Dados nos termos do art. 28.º — como é o caso da maioria dos departamentos de compras — não precisam de o solicitar: está publicado na íntegra, produz efeitos automaticamente com a abertura da conta e enumera os nossos subcontratantes e prazos de conservação em anexos vinculativos. Assinamos um exemplar a pedido, através de hello@tender-loop.com.

12. Alterações

Se alterarmos este documento de forma que afete materialmente o tratamento de dados pessoais, informaremos os titulares de conta por e-mail antes de a alteração produzir efeitos. A data no topo reflete sempre a última alteração substantiva.